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シゴトのこと

感じの良い電話応対とは?

こんにちは!ゆうころです。

ビジネスのシーンで電話を使うことは日常茶飯事ですよね。

でも、電話が苦手だな、と感じている人も多いのではないでしょうか。

私も社会人になりたての頃、電話は相手の顔が見えないので、対応を間違えたら怒らせてしまうのではないかなどと考え電話が億劫でした。

逆にお客さんの立場になった時、感じの良い対応だったら電話して良かったなぁと気持ちが良いですよね。

そんな感じの良い電話対応とは?を本日はご紹介します。

・思っている以上に早口に聞こえる
・相づちはしっかり
・目の前にいると思って話す

この3点を掘り下げます。

思っている以上に早口に聞こえる

1番気をつけたいポイントです。

普段顔を見て話しているのと同じように話していませんか?

顔が見えず、話している口元を見ないと以外と早口に聞こえ、何を言ってるのか聞き取れない人が多いです。

滑舌の問題もあるかとは思いますが、基本的に顔を見て話している時と同じスピードだと、早口に感じます。

なので、普段話している倍くらいゆっくり話すスピードで割と聞き取りやすいスピードになります。

ハキハキ話すのはもちろんなんですが、まずはスピード感です。

普段から早口と言われる方は特に気をつけましょう。

より聞き取りにくくなっているかもしれません。

相づちはしっかり

次は相づちです。

これも先ほどと同様に、顔が見えない相手なのでしっかり声に出して相づちをしましょう。

電話の内容によって、相づちのトーンを変えるとより話を聞いてもらっているという感じがでます。

ずっと一定の”はい”という相づちでは、本当に聞いてるの?となってしまいますので、

そうなんですか。なるほど。などのワードや、オウム返しも有効です。

目の前にいると思って話す

最後は相手が目の前にいるように話すことです。

別の事をしながらテキトーに電話対応していませんか?

それ、全部声で伝わりますよ。

たくさん電話を取ってきたので大体わかります。

ながら応対の人は話の聞き方がいい加減です。

もし、外に出ていて周りがうるさい場合は、一言今外にいまして、騒がしくてすみません。と一言お詫びしておくといいです。

何も聞かされてないと、不快に思う人もいます。

目の前で話している時は普通に表情をつけて聞きますよね?

電話になると途端に無表情になる人がいます。

でも、無表情で明るく感じの良い声が出せますか?

申し訳ないという気持ち、出せますか?

結構難しい技だと思います。

普通に相手が前にいる時と同じように笑顔で、または申し訳ないという表情で応対しましょう。

友達や家族と話してる時が一番感じ良い

ちょっとここで話がそれますが、家族や友達と電話する時はとても感じ良く話せている人が多いですよね。

声がワントーン上がったり、電話越しだけど笑顔で話していたり。

この感じでお客さんと電話出来ると良いです。

唯一家族や友達との馴れ馴れしい感じだけは出さないように気をつけましょう。

上達したい人にオススメの方法

感じが良いのはどんなのかはわかった。けど、自分の応対が感じがいいのかわからない!と不安な人も多いですよね。

そんな時にオススメの方法が、録音です。

携帯に声を録音したり、動画機能がついてますよね。

それで自分の電話応対を録音してみます。

自分が思っているよりも声に抑揚がなかったり、早口に聞こえます。

これは電話に限らず、接客の練習でも使える方法です。

自分を客観視して、冷静に改善点を見つけましょう。

仕事で電話を使うシーンは多いと思います。接客の一つですので、丁寧に対応してファンを増やしましょう。